Zápis do obchodného registra od 1. 11. 2023: Nové pravidlá a postupy.

Od prvého novembra 2023 vstupujú do platnosti nové pravidlá týkajúce sa zápisu spoločností do obchodného registra. Tieto zmeny sú súčasťou širších reforiem, ktoré majú za cieľ zjednodušiť a zrýchliť proces registrácie firmy a zároveň zvýšiť transparentnosť a dôveryhodnosť obchodného prostredia.

Kľúčové zmeny, ktoré vstupujú do platnosti:

1. Elektronická registrácia: Zápis do obchodného registra bude možné realizovať výlučne elektronickou formou, čo znamená, že podnikatelia už nebudú potrebovať navštíviť príslušný obchodný register osobne.
2. Zjednodušené formuláre: Nové formuláre pre zápis budú štandardizované a zjednodušené, čo umožní podnikateľom rýchlejšie vyplnenie a predloženie požadovaných údajov.
3. Automatizovaný proces: Očakáva sa, že automatizovaný systém skontroluje podané údaje a umožní rýchlejší proces zápisu, obvykle do niekoľkých pracovných dní.
4. Zrušenie povinnosti osvedčovania dokumentov: V niektorých prípadoch bude zrušená povinnosť notárskeho osvedčenia podpisov na dokumentoch potrebných pre zápis, čím sa znížia náklady a administratívna záťaž.
5. Jednotný registračný bod: Podnikatelia budú mať možnosť využiť tzv. „One-Stop-Shop“ (jednotné kontaktné miesto), ktoré im umožní vyriešiť všetky povinnosti súvisiace so zápisom na jednom mieste.
6. Ochrana osobných údajov: S novými pravidlami prichádza aj zvýšená ochrana osobných údajov zapisovaných do obchodného registra. Nebudú zverejňované citlivé osobné údaje, ako sú rodné čísla alebo bydlisko fyzických osôb.

Očakávaný dopad zmien:

Reformy by mali podstatne znížiť byrokraciu a uľahčiť zahájenie podnikania. Čas a finančné prostriedky potrebné na založenie novej firmy sa značne znížia, čo môže prilákať viac domácich aj zahraničných investorov. Zároveň zvýšená transparentnosť a rýchlosť procesu posilnia dôveru v podnikateľské prostredie.

Ako sa pripraviť na nové pravidlá:

Podnikatelia by mali sledovať aktuálne informácie a usmernenia poskytované príslušnými orgánmi, aby pochopili nové procesy a požiadavky. Tiež je odporúčané konzultovať zmienky s právnymi poradcami alebo účtovníkmi, najmä ak sa plánuje založenie novej firmy alebo sú potrebné zmeny v už existujúcich zápisoch.

Zápis do obchodného registra notárom – postup

Začiatok podnikania alebo zmeny v obchodnej spoločnosti sa zvyčajne spájajú s nutnosťou zápisu do obchodného registra. V Slovenskej republike môže tento zápis od 1. novembra 2023 vykonávať notár ako registrátor. Tu je stručný prehľad postupu, ako to prebieha:

Pred registráciou:

1. Poučenie: Notár ako registrátor najskôr poučí navrhovateľa o právnych podmienkach zápisu a o potrebnej súčinnosti.
2. Kontrola podmienok: Skontroluje sa, či sú splnené všetky zákonné podmienky, vrátane oprávnenia osoby podávať návrh, úplnosti návrhu, všetkých príloh a či sú podpisy na dokumentoch overené.

Pri splnení podmienok:

1. Osvedčenie splnenia: Notár osvedčí splnenie podmienok vo forme notárskej zápisnice.
2. Vykonanie zápisu: Notár potom vykoná samotný zápis údajov do obchodného registra a zabezpečí uloženie listín do zbierky listín.
3. Vydanie výpisu: Ak si navrhovateľ praje, notár mu po registrácii vydá prvý výpis z obchodného registra bezodplatne.

Pri nesplnení podmienok:

Notár zápis nevykoná. V tomto prípade má navrhovateľ možnosť podať návrh na zápis elektronicky priamo na registrový súd.

Poplatky:

Pri registrácii u notára sa platí poplatok 38 eur nad rámec súdneho poplatku za podanie návrhu na zápis.

Regulácia prostredníctvom vyhlášky:

Vyhláška Ministerstva spravodlivosti SR č. 389/2023 Z. z. detailne určuje postup registrácie notárom, ktorá zahŕňa zápis údajov, zmenu údajov a výmaz údajov. Vyhláška tiež stanovuje, čo musí registračná žiadosť obsahovať a aké prílohy sú potrebné.

Bezodkladné vykonanie:

Hoci registrátori nemajú stanovenú lehotu na vybavenie žiadosti, očakáva sa, že registrácia údajov sa vykoná bezodkladne, teda na počkanie (online), ako uvádza Členka Prezídia Notárskej komory SR Katarína Valová.

Tento postup umožňuje efektívnejšiu a pružnejšiu administráciu zápisov do obchodného registra, a teda aj urýchlenie podnikateľských aktivít a príslušných právnych úkonov.

Vyhláška Ministerstva spravodlivosti SR prichádza s dôležitými upravami týkajúcimi sa postupu registrátora po prijatí registračnej žiadosti, čo má významný dopad na proces registrácie právnych subjektov. Tu sú kľúčové body, ktoré vyhláška stanovuje:

Preverenie oprávnenia navrhovateľa:

• Notár musí zabezpečiť, že osoba podávajúca žiadosť je k tomu oprávnená. To je zásadná podmienka pre akúkoľvek registráciu.

Oprava chýb v registračnej žiadosti:

• Ak sa v žiadosti nájdu chyby či nedostatky, notár má povinnosť vyzvať navrhovateľa na ich opravu alebo doplnenie do určenej lehoty.

Nesplnenie požadovanej súčinnosti:

• V prípade, že navrhovateľ nevyhovie vyzvaniu na doplnenie alebo opravu chýb v žiadosti, notár nebude môcť registráciu vykonať.

Limitácia pôsobnosti notárov počas prechodného obdobia:

• Od 1. novembra 2023 do 31. decembra 2024 budú notári vykonávať iba zápisy novozaložených spoločností s ručením obmedzeným.
• Nebudú sa vykonávať zápisy súvisiace s premenou, cezhraničnou premenou alebo zmenou právnej formy prostredníctvom notárov.
• Zápisy zmien údajov v obchodnom registri cez notárov tiež nebudú v tomto období možné.

Postupné rozširovanie pôsobnosti notárov:

• Plánované je postupné zapájanie notárov do všetkých typov registrácií.
• Od roku 2025 by notári mali byť schopní zapisovať nielen s.r.o., ale aj akciové spoločnosti a vykonávať aj zmeny údajov v Obchodnom registri Slovenskej republiky (ORSR).

Tieto zmeny predstavujú významný krok k modernizácii a zefektívneniu procesov spojených s obchodným registrom na Slovensku. Prvotná fáza implementácie slúži na otestovanie systému a zabezpečenie plynulého prechodu na nový systém, pričom k plnému rozsahu služieb notárov v oblasti registrácie by malo dôjsť počas nasledujúcich rokov.